Datenschutzerklärung

Stand: 14. Oktober 2026. Diese Erklärung beruht auf einer technischen Bestandsaufnahme der Website und der Anwendung, nicht auf einer Mustervorlage.

1. Zwei Ebenen – bitte zuerst lesen

Mandaxa berührt zwei datenschutzrechtlich getrennte Bereiche.

Ebene A – Website und Anbahnung. Wenn Sie mandaxa.de aufrufen oder uns schreiben, ist die Pixup Media GmbH Verantwortliche im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Ebene B – Nutzung der Anwendung durch eine Steuerkanzlei. Trägt eine Kanzlei Mandanten, Belege und Buchungsdaten in Mandaxa ein, entscheidet die Kanzlei über Zweck und Mittel. Sie ist Verantwortliche; die Pixup Media GmbH verarbeitet diese Daten ausschließlich weisungsgebunden im Auftrag (Art. 28 DSGVO). Für Betroffenenrechte an diesen Daten ist die jeweilige Kanzlei Ihr Ansprechpartner; wenden Sie sich an uns, leiten wir Ihre Anfrage an die Kanzlei weiter.

2. Verantwortlicher (Ebene A)

Pixup Media GmbH · Bundesallee 127 · 12161 Berlin · Deutschland Geschäftsführer: Emre Eksi Telefon +49 30 4000 61 01 · E-Mail info@mandaxa.de Amtsgericht Charlottenburg, HRB 169103 B · USt-IdNr. DE301500269

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Ob eine Benennungspflicht nach Art. 37 DSGVO oder § 38 BDSG besteht, wird geprüft. Bis dahin richten Sie Datenschutzanfragen bitte an die oben genannte Adresse.

3. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin.

Betrifft Ihre Anfrage Daten, die eine Kanzlei in Mandaxa verarbeitet (Ebene B), ist die Kanzlei Ihr Ansprechpartner.

4. Verschlüsselte Übertragung

Website und Anwendung sind ausschließlich über HTTPS erreichbar. Aufrufe über http:// und über www. werden dauerhaft auf https://mandaxa.de umgeleitet; zusätzlich ist HSTS aktiv (180 Tage). Die Zertifikate stammen von Let's Encrypt und werden automatisch erneuert.

5. Hosting

Mandaxa läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Nürnberg. Die verschlüsselte Sicherung außerhalb des Servers liegt im Hetzner Object Storage am Standort Falkenstein. Beide Standorte liegen in Deutschland; Hetzner ist Auftragsverarbeiter. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an sicherem, funktionsfähigem Betrieb.

6. Server-Protokolle

Bei jedem Aufruf verarbeitet der Webserver technisch notwendige Zugriffsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angefragte Adresse und Statuscode, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem sowie gegebenenfalls die verweisende Seite.

Diese Daten dienen der Auslieferung und der Erkennung von Angriffen. Sie werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nicht zur Reichweitenmessung verwendet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden größenbasiert überschrieben (je Dienst höchstens fünf Dateien à 20 MB). Beim derzeitigen Aufkommen reicht das für einige Wochen; eine feste zeitliche Höchstgrenze ist nicht eingerichtet.

7. Cookies und Browserspeicher

Die öffentlichen Seiten – Startseite, Funktionsseiten, Sicherheit, Wissensbereich, Demo, Impressum und Datenschutz – setzen keine Cookies und speichern nichts im Browser.

In der Anwendung setzt Mandaxa genau ein Cookie:

Name	Zweck	Eigenschaften	Dauer
`refreshToken`	hält Ihre Anmeldung aufrecht	`httpOnly`, `secure`, `sameSite=strict`	7 Tage

Dieses Cookie ist für die von Ihnen gewünschte Anmeldung unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG); eine Einwilligung ist dafür nicht nötig, ein Cookie-Banner entfällt. Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht gesetzt; localStorage und sessionStorage werden nicht verwendet.

8. Keine externen Inhalte, kein Tracking

Alle Seiten laden ausschließlich Dateien vom eigenen Server: keine externen Schriften, keine Inhalte aus Content-Delivery-Netzen, keine Karten, Videos oder Social-Media-Elemente. Analyse- oder Tracking-Dienste sind nicht im Einsatz – weder Google Analytics noch Matomo, Plausible, Sentry, PostHog, Datadog oder vergleichbare. Ihre IP-Adresse wird dadurch an keinen Dritten übermittelt.

9. Demo-Anfrage und Kontaktaufnahme

Über das Formular unter „Demo anfragen“ können Sie uns kontaktieren. Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen Angaben: Name, Kanzlei, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Angabe zur Kanzleigröße, Ihre Nachricht sowie der Zeitpunkt der Absendung.

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Keine Speicherung auf der Website: Die Angaben werden nicht in einer Datenbank abgelegt, sondern ausschließlich per E-Mail an unser Postfach übermittelt und dort im Rahmen der Geschäftskorrespondenz aufbewahrt. Der Versand läuft über den Mailserver der Timme Hosting GmbH & Co. KG (Deutschland).
Protokollierung: Im Serverprotokoll steht nur das Ergebnis – weitergeleitet oder abgewiesen mit Grund. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Nachricht erscheinen dort nie.
Missbrauchsschutz: ein verstecktes Feld, das nur automatisierte Systeme ausfüllen, sowie eine Begrenzung auf fünf Anfragen je 15 Minuten und IP-Adresse. Der Zähler liegt im Arbeitsspeicher; es wird nichts dauerhaft gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Löschung: Wir löschen die Korrespondenz, sobald sie abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sie können uns stattdessen direkt per E-Mail oder telefonisch erreichen; die Angaben stehen unter Ziffer 2.

9a. Demozugang für Interessenten (Ebene A)

Auf Wunsch richten wir Ihnen einen persönlichen Demozugang ein. Dafür legen wir eine eigene, von allen anderen Kanzleien getrennte Demo-Kanzlei mit erfundenen Beispieldaten an. Verantwortlich ist hier die Pixup Media GmbH.

Zugang: Die Anmeldeadresse ist eine von uns vergebene Kunstadresse, kein persönliches Postfach; den Zugang übermitteln wir Ihnen auf dem vereinbarten Weg. Als Name ist „Demo Interessent“ hinterlegt.
Was dabei entsteht: Bei der Nutzung fallen dieselben Daten an wie in einem regulären Konto – Server-Protokolle mit IP-Adresse und Zeitpunkt (Ziffer 6), das Anmelde-Cookie (Ziffer 7) und die Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge mit Benutzer, IP-Adresse und Zeitpunkt (Ziffer 16). Fordern Sie einen KI-Vorschlag an, wird auch festgehalten, wer ihn wann angefordert hat. Diese Daten lassen sich Ihnen zuordnen, weil wir wissen, wem wir den Zugang gegeben haben.
Eigene Dateien: Laden Sie im Demozugang eigene Dateien hoch, werden diese nur auf unserem Server gespeichert und ausgelesen; an den KI-Anbieter gehen sie nicht (Ziffer 14). Bitte laden Sie keine echten Mandanten- oder Personendaten hoch.
Zweck und Rechtsgrundlage: Vorführung der Software auf Ihre Anfrage, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Schutz und Sicherheit des Betriebs, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Ende: Nach Abschluss der vereinbarten Testphase sperren wir Ihren Zugang; danach ist keine Anmeldung mehr möglich. Anschließend entfernen wir die Demo-Kanzlei mit ihren Inhalten und den hochgeladenen Dateien. Beides erledigen wir von Hand; eine automatische Löschung gibt es nicht. Erhalten bleiben die Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge (ohne Bezug zur Demo-Kanzlei, Ziffer 16 und 19), die Server-Protokolle bis zu ihrem Überschreiben (Ziffer 6) und die Sicherungen bis zum Ablauf ihrer Aufbewahrung (Ziffer 19).

10. Benutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung der Anwendung ist ein Konto erforderlich; es wird von Ihrer Kanzlei angelegt oder Sie werden per Einladung hinzugefügt. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Kanzlei- bzw. Mandantenzuordnung, Zeitpunkt der letzten Änderungen sowie Anmeldedaten.

Das Passwort wird ausschließlich als bcrypt-Hash gespeichert, nie im Klartext.
Die Einladung enthält ein zufälliges Token; gespeichert wird davon nur ein SHA-256-Hash. Es gilt sieben Tage und lässt sich genau einmal verwenden.
Nach der Anmeldung erhalten Sie ein kurzlebiges Zugriffstoken (15 Minuten), das nur im Arbeitsspeicher des Browsers liegt, sowie das Cookie aus Ziffer 7.

11. Zwei-Faktor-Anmeldung und Wiederherstellungscodes

Sie können Ihr Konto zusätzlich mit einer Authenticator-App absichern (TOTP). Das Geheimnis wird mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Bei der Aktivierung erhalten Sie zehn Wiederherstellungscodes, von denen nur SHA-256-Hashes gespeichert werden – wir können sie nachträglich nicht anzeigen. Jeder Code gilt genau einmal; wird einer verwendet, schaltet das System die Zwei-Faktor-Anmeldung ab und verwirft die übrigen Codes. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO sowie Art. 32 DSGVO.

12. Mandantendaten, Belege und Dokumente (Ebene B)

Trägt Ihre Kanzlei Mandanten ein und lädt Belege hoch, verarbeiten wir diese Daten im Auftrag der Kanzlei. Dazu gehören Stammdaten des Mandanten (Firmenname, Rechtsform, Anschrift, Steuernummer, USt-IdNr., Kontaktpersonen), hochgeladene Dokumente samt deren Inhalt und die daraus abgeleiteten Buchungs- und Kontierungsdaten.

Steuernummer und USt-IdNr. werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Belegdateien erhalten beim Speichern einen zufälligen Dateinamen; der Speicherpfad verlässt die Anwendung nie. Jede Kanzlei sieht ausschließlich ihre eigenen Daten; die Trennung wird bei jedem Zugriff serverseitig geprüft.

Freitexte. Verwendungszwecke von Zahlungen und der Inhalt von Belegen sind freier Text. Sie können Angaben enthalten, die über das rein Steuerliche hinausgehen – etwa wenn eine Zahlung an eine Klinik, eine Gewerkschaft oder eine Religionsgemeinschaft geht. Mandaxa sucht solche Angaben nicht, wertet sie nicht aus und kann sie nicht herausfiltern; sie werden wie alle übrigen Inhalte verarbeitet und geschützt.

Unser eigener Zugriff. Unsere Plattformverwaltung hat in der Anwendung keinen Zugriff auf Fachdaten – Belege, Buchungen, Kontoumsätze und Mandantendaten sind für diese Rolle gesperrt. Für den Betrieb, die Wiederherstellung aus einer Sicherung und die Behebung von Störungen besteht jedoch ein privilegierter technischer Zugang zu Server und Datenbank. Er ist für die mit dem Betrieb betrauten Personen vorgesehen und wird nur zu diesen Zwecken genutzt.

12a. Kontoumsätze aus hochgeladenen Kontoauszügen (Ebene B)

Lädt ein Mandant einen Kontoauszug hoch (CSV oder CAMT), speichert Mandaxa daraus die einzelnen Zahlungen: Buchungstag, Valutatag, Betrag und Währung, Verwendungszweck, Name der Gegenpartei, Zahlungsreferenzen und Buchungstext.

Nicht gespeichert wird eine vollständige IBAN – vom eigenen Konto und vom Gegenkonto werden höchstens die letzten vier Stellen geführt. Bankzugangsdaten gibt es nicht; es besteht keine Bankanbindung.
Die hochgeladene Auszugsdatei selbst wird nicht aufbewahrt, nur ihre Prüfsumme, damit dieselbe Datei nicht zweimal eingelesen wird.
Zweck: Zahlungen den passenden Belegen und Zeiträumen zuzuordnen. Mandaxa schlägt Zuordnungen vor; ein Vorschlag erzeugt keine Zuordnung – sie entsteht ausschließlich durch die Handlung eines Menschen. Der Abgleich läuft vollständig auf unserem Server; Kontoumsätze werden nie an einen KI-Anbieter oder einen anderen Dritten übermittelt.
Verantwortlich ist die Kanzlei; wir verarbeiten in ihrem Auftrag.

12b. Wenn Sie in einem Beleg oder Kontoauszug vorkommen

In Belegen und Kontoauszügen erscheinen Namen und Angaben von Personen, die selbst nicht Mandanten der Kanzlei sind – zum Beispiel als Zahlungsempfänger, Zahler oder als auf einer Rechnung genannte Person. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist die Kanzlei, nicht wir; sie unterliegt der steuerberatenden Verschwiegenheitspflicht. Wenden Sie sich mit Auskunfts- oder Löschersuchen bitte an die Kanzlei. Erreicht uns eine solche Anfrage, leiten wir sie an die zuständige Kanzlei weiter.

13. Texterkennung

Aus hochgeladenen Belegen wird Text ausgelesen, um die Erfassung zu erleichtern. Das geschieht vollständig auf unserem Server in Deutschland; eine Übertragung an Dritte findet dabei nicht statt. Der erkannte Text wird gespeichert und kann von Kanzlei-Admins und Steuerberatern je Beleg gelöscht werden.

14. KI-gestützte Kontierungsvorschläge

Ohne externe KI (Standard): Vorschläge entstehen aus Regeln und aus früheren Entscheidungen der Kanzlei. Es verlassen keine Daten unseren Server.

14.1 Derzeit aktiv: externe KI nur in Demozugängen

Eingebunden ist der Anbieter OpenAI, ausschließlich in Demozugängen (Ziffer 9a) und ausschließlich für die von uns erzeugten synthetischen Beispielbelege. Das ist technisch erzwungen: Der Server prüft vor jeder Übertragung anhand einer Prüfsumme, ob die Datei einer dieser Beispielbelege ist. Selbst hochgeladene Dateien werden auch im Demozugang nur auf unserem Server ausgelesen und nie an den Anbieter übermittelt.


Übermittelt wird	der auf unserem Server erkannte, gekürzte Text des Beispielbelegs, sein fest vorgegebener Dateiname und eine feste Beispiel-Kontenliste, zusammen mit unserer Arbeitsanweisung an das Modell
Nicht übermittelt wird	die Datei selbst; von Nutzern eingegebene Angaben wie Kopfdaten, Beschreibungen, Dateinamen, frühere Entscheidungen oder Regeln; Name, Anmeldeadresse, Benutzerkennung und IP-Adresse der Nutzer
Technische Begleitdaten	Die Anfrage geht von unserem Server aus. Der Anbieter erhält dabei die IP-Adresse unseres Servers, unseren API-Schlüssel (er ordnet die Anfrage unserem Konto zu), den Zeitpunkt sowie Angaben zu Modell und Umfang der Anfrage
Personenbezug	Nach unserem technischen Aufbau gehen dabei keine personenbezogenen Daten an den Anbieter. Wer eine Anfrage ausgelöst hat, halten nur wir fest (Ziffer 9a und 16)
Speicherung beim Anbieter	Die Anfrage wird mit `store=false` gesendet; Anfrage und Antwort werden dadurch nicht als abrufbarer Datensatz in unserem Anbieterkonto abgelegt. Das ist keine „Zero Data Retention“ – eine solche ist mit dem Anbieter nicht vereinbart – und bedeutet nicht, dass beim Anbieter nichts gespeichert wird: Nach seinen Angaben hält er Protokolle zur Missbrauchserkennung standardmäßig bis zu 30 Tage vor, länger, wenn er gesetzlich dazu verpflichtet ist oder es zum Schutz seiner Dienste erforderlich ist. Daten der API werden nach seinen Angaben ohne gesonderte Zustimmung nicht zum Training verwendet; eine solche Zustimmung haben wir nicht erteilt
Verarbeitungsort	außerhalb der EU, insbesondere in den USA. Eine Datenresidenz in der EU und der EU-Endpunkt des Anbieters sind nicht eingerichtet
Begrenzung	Tageslimit je Demo-Kanzlei; jede Anfrage wird bei uns mit anfordernder Person, Zeitpunkt, Modell und Kosten protokolliert

Da nach unserem technischen Aufbau keine personenbezogenen Daten an den Anbieter gehen, findet dabei nach unserer Einschätzung auch keine Übermittlung personenbezogener Daten in ein Drittland statt. Die Verarbeitung im Demozugang selbst – Anmeldung, Protokolle, Zuordnung der Anfrage – beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Ziffer 9a).

14.2 Nicht aktiv: externe KI für Kanzleien mit eigenen Daten

Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die Einbindung eines externen KI-Anbieters nicht freigeschaltet; aus deren Daten wird nichts an einen KI-Anbieter übermittelt. Eine Freischaltung wäre eine dokumentierte Weisung der Kanzlei als Verantwortliche an uns als Auftragsverarbeiterin, keine Einwilligung einer betroffenen Person. Die Rechtsgrundlage einer solchen Übermittlung und die Grundlage für die Übermittlung in die USA nach Kapitel V DSGVO stehen noch nicht fest. Solange sie nicht feststehen, wird die Funktion für Kanzleien mit eigenen Daten nicht freigeschaltet. Vor einer Freischaltung passen wir diese Erklärung an und beschreiben dann den tatsächlichen Umfang der Übermittlung.

Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall: Mandaxa bucht nicht selbst. Übernahme, fachliche Prüfung, Festschreibung und Export sind menschliche Handlungen und technisch so erzwungen. Eine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

15. Lernsignale

Bestätigt oder korrigiert ein Bearbeiter einen Vorschlag, speichert Mandaxa ein Lernsignal: normalisierter Lieferantenname, Textmuster, vorgeschlagenes und gewähltes Konto, Bearbeiter und Zeitpunkt. Lernsignale wirken ausschließlich innerhalb derselben Kanzlei; es entsteht kein anbieterübergreifendes Modell, und es werden keine Beträge gespeichert.

16. Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge

Anmeldungen, Änderungen an Rollen und Rechten, Zwei-Faktor-Vorgänge, Beleg- und Buchungsschritte, Freischaltungen und Widerrufe sowie Löschungen werden protokolliert – mit Aktion, handelndem Benutzer, betroffenem Objekt, IP-Adresse und Zeitpunkt. Dokumentinhalte werden dabei nicht gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und Art. 32 DSGVO.

17. E-Mail-Versand

Systemnachrichten – Passwort zurücksetzen, Einladung, Fristerinnerung, abonnierte Benachrichtigungen – und Demo-Anfragen werden über den Mailserver der Timme Hosting GmbH & Co. KG in Deutschland versendet. E-Mails sind nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Deshalb enthalten sie so wenig wie möglich:

Benachrichtigungen erhalten Sie nur, wenn Sie sie ausdrücklich abonniert haben. Sie enthalten keine Inhalte aus Mandaxa – weder Titel noch Text des Ereignisses, keine Namen von Mandanten und keine Dokumentinhalte –, sondern nur den Hinweis, dass eine neue Benachrichtigung vorliegt, und einen Link zur Anmeldung.
Fristerinnerungen enthalten Ihren Vornamen, das Fälligkeitsdatum und die verbleibenden Tage, nicht den Mandanten und nicht die Art der Frist.
Einladungen nennen die einladende Kanzlei im Text der E-Mail (nicht im Betreff), damit Sie die Einladung zuordnen können, und enthalten einen persönlichen Link, der sieben Tage gültig ist.
E-Mails zum Zurücksetzen des Passworts enthalten Ihren Vornamen und einen Link, der 30 Minuten gültig ist und nur einmal verwendet werden kann. Nach einer Passwortänderung erhalten Sie eine Bestätigung mit Ihrem Vornamen, ohne Link.

Benachrichtigungen, die älter als sieben Tage sind, werden nicht mehr zugestellt, sondern verworfen.

18. Empfänger und Drittlandübermittlung

Empfänger	Zweck	Ort	Drittland
Hetzner Online GmbH	Server, Object Storage	Nürnberg, Falkenstein	nein
Timme Hosting GmbH & Co. KG	Mailversand, DNS	Deutschland	nein
OpenAI	KI-Auswertung – derzeit nur in Demozugängen und nur für synthetische Beispielbelege; erhält nach unserem technischen Aufbau keine personenbezogenen Daten (Ziffer 14.1)	außerhalb der EU, insbesondere USA	Verarbeitungsort ja; Übermittlung personenbezogener Daten derzeit nein
UptimeRobot	prüft von außen, ob Startseite und Gesundheitsendpunkt erreichbar sind; erhält keine Daten von Nutzern, nur die überwachten Adressen, den Erreichbarkeitsverlauf und unsere Alarm-E-Mail-Adresse	Prüfstandorte weltweit	nicht ausgeschlossen

Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

19. Speicherdauer und Löschung

Daten	Dauer
Belege, Dokumente, Buchungsdaten	für die Dauer des Vertrags mit der Kanzlei; darüber hinaus nur, soweit Aufbewahrungspflichten der Kanzlei entgegenstehen. Zum Löschen in der Anwendung siehe unten
erkannter Text, KI-Vorschläge	jederzeit je Beleg löschbar, sonst wie der zugehörige Beleg
Benutzerkonten	bis zur Löschung durch die Kanzlei oder Vertragsende
Sitzungen	7 Tage; Zugriffstoken 15 Minuten
Kontoumsätze	wie Belege; die hochgeladene Auszugsdatei wird gar nicht gespeichert
Einladungen	Link 7 Tage gültig; der Datensatz wird 30 Tage nach Ablauf oder Annahme gelöscht
Links zum Zurücksetzen des Passworts	7 Tage nach Ablauf oder Verwendung gelöscht
versandte Systemnachrichten (Mailausgang)	90 Tage
Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge	derzeit ohne automatische Löschung; eine Frist ist noch nicht festgelegt
Server-Protokolle	größenbasiert, siehe Ziffer 6; derzeit einige Wochen
Datenbank-Sicherungen auf dem Server	täglich; ältere als 14 Tage werden beim nächsten Lauf gelöscht
verschlüsselte Sicherung außerhalb des Servers (Datenbank und hochgeladene Dateien)	aufbewahrt werden 7 tägliche, 4 wöchentliche und 6 monatliche Stände. Ein Inhalt bleibt enthalten, bis der letzte Stand ausläuft, der ihn enthält – über einen Monatsstand also bis zu etwa sechs Monate. Ausgelaufene Stände werden einmal wöchentlich bereinigt; die Speicherobjekte sind versioniert und gegen vorzeitiges Löschen geschützt und werden danach erst nach weiteren 45 Tagen endgültig entfernt. Insgesamt kann ein Inhalt so bis zu etwa siebeneinhalb Monate in dieser Sicherung verbleiben
Demo-Anfragen	im Postfach, bis die Anfrage abschließend bearbeitet ist
Demozugänge (Ziffer 9a)	bis zum Ende der Testphase, danach Sperre und Entfernung von Hand; Protokolle sicherheitsrelevanter Vorgänge wie oben
beim KI-Anbieter (Ziffer 14)	Protokolle zur Missbrauchserkennung nach Angaben des Anbieters bis zu 30 Tage, in Ausnahmefällen länger

Wird ein Dokument in der Anwendung gelöscht, ist es sofort für alle Nutzer ausgeblendet. Datei und Datensatz bleiben jedoch auf dem Server erhalten, bis die Kanzlei ihre endgültige Entfernung verlangt; eine automatische endgültige Löschung gibt es derzeit nicht. Die endgültige Entfernung aus dem aktiven System führen wir auf Anforderung von Hand durch. In den Sicherungen verbleibt ein Dokument auch danach bis zum Ablauf der oben genannten Fristen.

20. Sicherheit der Verarbeitung

Verschlüsselte Übertragung, Verschlüsselung besonders schutzbedürftiger Felder, rollenbasierte Rechte, strikte Mandantentrennung, Zwei-Faktor-Anmeldung, Begrenzung von Anmeldeversuchen, getrennte Entwicklungs- und Produktionsumgebung, tägliche Sicherungen mit regelmäßigem Wiederherstellungstest sowie Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge. Weitere Angaben stehen auf der Seite Sicherheit.

21. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die beschriebene Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.