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Sicherheit und Datenschutz bei Mandaxa

Sicherheit, die man nachvollziehen kann

Mandaxa verarbeitet Unterlagen, die dem Berufsgeheimnis unterliegen. Deshalb beschreiben wir konkret, wo die Daten liegen, wer sie sehen kann und was protokolliert wird.

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Prüfung im Server: Gehört die Akte zur Kanzlei der anfragenden Person? Darf ihre Rolle das?

Rollen und Rechte

Vier Rollen in der Kanzlei, eine für Mandanten

Jede Person hat genau eine Rolle. Der Server prüft bei jeder Anfrage die Zugehörigkeit zur Kanzlei und ob die Rolle die Aktion darf – unabhängig davon, was die Oberfläche anzeigt.

Rollen mit Sicht- und Bearbeitungsrechten
Rolle	Sieht	Bearbeitet	Sieht nicht
Kanzlei-Admin	alles in der eigenen Kanzlei	Einstellungen, Benutzer und Rollen, alle Fachmodule	andere Kanzleien, Plattformverwaltung
Steuerberater/in	alle Mandanten der Kanzlei	Fachmodule, Kontierung, Freigabe von Buchungen und Stapeln	Benutzerverwaltung und Kanzleieinstellungen
Mitarbeitende	alle Mandanten der Kanzlei	Fachmodule nach Rechtevergabe, Belegvorbereitung	Einstellungen; Freigabe und Export von Stapeln
Mandant	nur die eigenen Unterlagen	eigene Belege hochladen, auf Rückfragen antworten, Freigaben erteilen	andere Mandanten, interne Notizen, Kontierung

Auch die Plattformverwaltung des Betreibers wird an den Fachdaten-Adressen abgewiesen – das ist eine eigene Prüfung im Code.

Protokoll und Anmeldung

Wer was wann getan hat, bleibt nachvollziehbar

Anmeldungen, Statuswechsel, Kontierungen, Freigaben und Exporte werden mit Person und Zeitpunkt festgehalten – ohne Belegtexte in den Protokollen.

Zwei-Faktor-Anmeldungmit zehn Wiederherstellungscodes; gespeichert wird nur ein Prüfwert, jeder Code gilt genau einmal.
Einladung statt PasswortweitergabeEinmal-Link, sieben Tage gültig; gespeichert wird nur ein Hashwert.
Zugänge beendenWer die Kanzlei verlässt, wird deaktiviert – ein bereits ausgestelltes Zugangstoken verliert binnen Sekunden seine Wirkung.

08:02Anmeldung mit Zwei-Faktor-CodeKanzlei-Admin
09:14Dokumentanforderung „Kontoauszüge Dezember“ gesendetSteuerberaterin
10:03Beleg DEMO-PW-88231 kontiertMitarbeiter
11:20Rolle geändert: Mitarbeitende → SteuerberaterKanzlei-Admin
14:47Freigabe Jahresabschluss 2025 erteiltMandant

Betrieb

Wo die Daten liegen

Server in DeutschlandAnwendung und Datenbank laufen auf einem eigenen Server in Nürnberg; die Verbindung ist durchgehend mit TLS verschlüsselt.
Verschlüsselte FelderSteuernummer, USt-IdNr. und Zwei-Faktor-Geheimnisse werden verschlüsselt gespeichert.
Sicherungentägliche Sicherung der Datenbank, zusätzlich verschlüsselt außerhalb des Servers; Wiederherstellungen werden regelmäßig getestet.
Kein Tracking auf der Websitekeine Analyse- oder Marketingdienste, deshalb kein Einwilligungsbanner.

KI und Texterkennung

Klare Regeln für die KI

Texterkennung auf dem eigenen ServerBelegtexte werden lokal erkannt.
Externe KI nur im DemozugangKI-Kontierungsvorschläge sind heute nur für Demo-Kanzleien mit synthetischen Beispielbelegen freigeschaltet.
Der Mensch entscheidetVorschläge werden übernommen, geändert oder verworfen – nichts wird automatisch gebucht oder exportiert.

Ehrlich bleiben

Was wir nicht behaupten

Keine ZertifikateMandaxa ist nicht ISO-zertifiziert und trägt kein Prüfsiegel. Wo wir Sicherheit beschreiben, meinen wir umgesetzte Technik.
Keine RechtsberatungOb Ihre Kanzlei eine Auftragsverarbeitung, eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder eine Verfahrensdokumentation braucht, klären Sie mit Ihrer eigenen Rechtsberatung.
Keine Weitergabe zu WerbezweckenKanzlei- und Mandantendaten werden nicht zu Werbe- oder Analysezwecken weitergegeben.
Keine digitale Signatur – noch nichtDie E-Signatur ist in Vorbereitung; ein Signaturanbieter ist noch nicht angebunden.

Fragen

Häufige Fragen

Wer kann auf unsere Kanzleidaten zugreifen?

Nur Benutzer Ihrer Kanzlei im Rahmen ihrer Rolle. Die Plattformverwaltung des Betreibers ist von den Fachdaten getrennt; sie kann Kanzleien anlegen und Pakete verwalten, aber nicht in Mandanten- und Belegdaten arbeiten.

Was passiert bei einem Serverausfall?

Es gibt tägliche Datenbanksicherungen und zusätzlich verschlüsselte Sicherungen außerhalb des Servers. Wiederherstellungen werden regelmäßig in einer isolierten Umgebung getestet.

Können wir Mandaxa ohne externe KI nutzen?

Ja. Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet. Belegverarbeitung, Regeln, manuelle Kontierung und DATEV-Format-Export funktionieren vollständig ohne KI.

Wie lange werden Daten aufbewahrt?

Kanzlei- und Mandantendaten bleiben bestehen, solange die Kanzlei sie führt. Gelöschte Dokumente werden zunächst markiert, damit versehentliches Löschen rückgängig gemacht werden kann. Aufbewahrungsfristen legen Sie als Kanzlei fest.

Sehen Sie Mandaxa an Ihren Abläufen

Wir zeigen Kanzleiansicht und Mandantenportal mit synthetischen Beispieldaten – und sagen offen, wo Mandaxa heute an Grenzen stößt.

Demo anfragenunverbindlich, ohne Installation

Anfrage sendenüber das Formular auf der Demoseite
Antwort erhaltenin der Regel innerhalb eines Arbeitstags per E-Mail
Demo erlebenrund 30 Minuten online, nur mit Beispieldaten