Kanzleiinhaber
Ein einheitlicher Belegweg statt individueller Arbeitsweisen. Sichtbar, wo Belege liegen bleiben, und wer wie viel offen hat – alles in einer gemeinsamen Mandantenakte.
Für Steuerkanzleien
Drei Rollen, drei unterschiedliche Fragen
Kanzleiinhaber fragen nach Durchsatz, Steuerberater nach Kontrolle, Mitarbeitende nach weniger Rückfragen. Mandaxa beantwortet alle drei mit demselben Belegweg.
Was sich je Rolle ändert
Steuerberater
Vorschläge mit Begründung, gesperrte Grenzfälle und eine Freigabe, die dokumentiert ist – die fachliche Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Mitarbeitende
Kopfdaten vorbelegt, Regeln statt Wissen im Kopf, klare Hinweise, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Mandanten
Ein Portal mit offenen Punkten statt Erinnerungs-E-Mails – und Belege, die nachweislich angekommen sind.
Einführung in überschaubaren Schritten
Kein Stichtagswechsel. Wir empfehlen, mit wenigen Mandaten zu beginnen.
Kontenliste importieren
Sachkonten als CSV, inklusive Steuerkonten. Mandaxa liefert keine Kontenrahmen mit, sondern arbeitet mit Ihrer Liste.
Zwei bis drei Pilotmandanten wählen
Am besten solche mit wiederkehrenden Lieferanten und überschaubarem Belegvolumen.
Regeln für die häufigsten Fälle anlegen
15 bis 25 Regeln decken erfahrungsgemäß den Großteil der wiederkehrenden Belege ab.
Belegweg testen
Erst ohne KI; KI-Vorschläge vorab im Demozugang mit Beispielbelegen testen.
Export im Testmandanten prüfen
Den ersten Stapel im DATEV-Format in einen Testmandanten importieren, bevor er produktiv genutzt wird.
Ehrliche Voraussetzungen
- Eine gepflegte Kontenliste. Ohne aktive Konten gibt es keine sinnvollen Vorschläge.
- Eine Hauskonvention. Regeln können nur abbilden, was die Kanzlei entschieden hat.
- Eine eigene DATEV-Lizenz. Für den Import des Buchungsstapels. Mandaxa liefert die Datei, nicht den Zugang.
- Zeit für den Einstieg. Rechnen Sie für Kontenliste, Regeln und die ersten Testbelege mit einigen Stunden verteilt über zwei bis drei Wochen.
Häufige Fragen
Eignet sich Mandaxa für kleine Kanzleien?
Ja. Der Belegweg funktioniert auch mit einer Person; Rollen lassen sich zusammenlegen. Der Nutzen steigt mit der Zahl wiederkehrender Lieferanten je Mandant.
Müssen alle Mandanten mitmachen?
Nein. Sie können einzelne Mandate im Portal führen und andere zunächst wie bisher betreuen.
Was ist mit bestehenden Belegen aus dem laufenden Jahr?
Mandaxa beginnt mit dem Zeitpunkt der Einführung. Ein rückwirkender Import ist nicht vorgesehen; historische Belege bleiben in Ihrem Archiv.
Drei Situationen im Detail
Je nachdem, woran es bei Ihnen gerade klemmt, lohnt sich eine dieser Seiten.
Kleine Kanzleien
Zwei bis zehn Personen, keine eigene IT, niemand für Projektleitung. Was sich ab dem ersten Monat rechnet – und was nicht passt.
Für kleine KanzleienDigitale Belegprozesse
Vom Eingang über fünf Kanäle zu einem definierten Belegweg mit Status je Beleg und Abschluss je Zeitraum.
Belegprozesse ordnenMandantenkommunikation
Anforderungen mit Frist, Rückfragen am Beleg, ein Portal statt E-Mail-Verläufen – damit Nachfassen nicht die Hauptarbeit wird.
Kommunikation ordnenPasst Mandaxa zu Ihrer Kanzlei?
Sagen Sie uns, wie Belege heute zu Ihnen kommen – wir antworten mit einer ehrlichen Einschätzung.