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- Funktionen von Mandaxa
Funktionen für den ganzen Kanzleialltag
Von der Mandantenakte über die Zusammenarbeit im Portal bis zur Buchhaltungsvorbereitung – mit klarer Angabe, was verfügbar ist und was das Paket ergänzt.
Organisation
Alles zu einem Mandanten an einer Stelle – und schnell wiedergefunden.
Digitale Mandantenakte verfügbar
Stammdaten, Dokumente, Vorgänge, Aufgaben, Nachrichten und Freigaben eines Mandanten. Sensible Angaben wie die Steuernummer werden verschlüsselt gespeichert.
Dokumentenverwaltung verfügbar
Dokumente mit Typ und Jahr, Vorschau im Browser – in der Kanzlei und im Portal des Mandanten.
Kürzel-Suche verfügbar
„JA 2025“, „BWA“ oder „USTVA 2026“ – über Mandanten, Dokumente, Vorgänge, Aufgaben, Fristen, Rechnungen, Freigaben und Anforderungen. Regelbasiert, ohne KI.
Vorgänge mit Vorlagen verfügbar
Ein Vorgang wie der Jahresabschluss bekommt Aufgaben aus einer Vorlage und einen Status: offen, in Bearbeitung, wartet auf Mandant, abgeschlossen.
Aufgaben und Fristen verfügbar
Aufgaben hängen am Vorgang, Fristen haben ein Datum. Mandanten sehen ihre Fristen in verständlicher Sprache.
Rechnungen verfügbar
Offene und bezahlte Rechnungen der Kanzlei – transparent für beide Seiten.
Zusammenarbeit
Kanzlei und Mandant arbeiten am selben Bestand – ohne E-Mail-Anhänge.
Mandantenportal verfügbar
Eigener Zugang je Mandant im Browser, ohne App. Er sieht ausschließlich seinen Bestand.
Dokumentanforderungen verfügbar
Fehlende Unterlagen als Liste mit Frist und Status; die Kanzlei sieht, wer geliefert hat.
Nachrichten verfügbar
Rückfragen und Antworten bleiben beim Mandanten, nicht im Postfach einzelner Mitarbeitender.
Jahresabschlüsse und Auswertungen bereitstellen verfügbar
Fertige Dokumente ins Portal – der Mandant ruft sie dort ab.
Freigaben verfügbar
Freigabe anfordern, der Mandant entscheidet im Portal; die Entscheidung wird protokolliert.
Benachrichtigungen verfügbar
Hinweise in Mandaxa, auf Wunsch zusätzlich per E-Mail – über eine Warteschlange mit Wiederholung.
Belege und Kontierung
Die Buchhaltungsvorbereitung für Kanzleien, die sie im Paket haben. Ein Mensch entscheidet, gebucht wird nichts automatisch.
Beleg-Upload je nach Paket
Belege aus der Kanzlei und aus dem Mandantenportal, mit Status. Dubletten erkennt Mandaxa automatisch.
Texterkennung je nach Paket
Textebene aus PDF, Erkennung für Scans und Fotos – auf dem eigenen Server.
Kontierungsregeln je nach Paket
Lieferanten-, Belegtext-, kombinierte und Warnregeln auf Kanzlei- oder Mandantenebene.
Kontierungsvorschläge je nach Paket im Demozugang
Vorschläge aus Regeln und früheren Entscheidungen. Externe KI-Vorschläge nur im Demozugang mit synthetischen Beispielbelegen.
Kreditoren je nach Paket
Kreditorenstämme mit Schreibvarianten und Standard-Gegenkonto, auf Kanzlei- oder Mandantenebene.
Buchungsstapel im DATEV-Format je nach Paket
Stapel je Mandant und Zeitraum, Freigabe durch eine berechtigte Person, Festschreibung. Keine Schnittstelle – den Import machen Sie mit Ihrer DATEV-Lizenz.
Export im DATEV-Format je nach Paket
Datei im DATEV-Format, mit dem offiziellen DATEV-Prüfprogramm gegen synthetische Testdaten geprüft. Ein Import in DATEV Rechnungswesen mit echten Kanzleidaten ist bisher nicht nachgewiesen.
Buchhaltungsperioden und Kontoumsätze je nach Paket
Perioden und Kontoumsätze im Mandantenportal, je Kanzlei zuschaltbar.
4930 Bürobedarf · 189,57 € · 19 % · aus Regel „Bürobedarf“
Übernehmen, ändern oder verwerfen – gebucht wird erst nach Freigabe des Stapels.
Verwaltung und Sicherheit
Wer was darf, bleibt nachvollziehbar.
Benutzer und Rollen verfügbar
Kanzlei-Admin, Steuerberater, Mitarbeitende und Mandanten. Einladung per E-Mail mit Einmal-Link.
Zwei-Faktor-Anmeldung verfügbar
Mit zehn Wiederherstellungscodes, gespeichert nur als Prüfwert.
Protokoll verfügbar
Anmeldungen, Statuswechsel, Kontierungen, Freigaben und Exporte mit Person und Zeitpunkt.
In Vorbereitung
Wir nennen Funktionen erst verfügbar, wenn sie es sind.
E-Signatur in Vorbereitung
Signaturanforderungen lassen sich vorbereiten. Die Anbindung eines Signaturanbieters fehlt noch – heute wird nichts digital signiert.
Sehen Sie Mandaxa an Ihren Abläufen
Wir zeigen Kanzleiansicht und Mandantenportal mit synthetischen Beispieldaten – und sagen offen, wo Mandaxa heute an Grenzen stößt.
- Anfrage sendenüber das Formular auf der Demoseite
- Antwort erhaltenin der Regel innerhalb eines Arbeitstags per E-Mail
- Demo erlebenrund 30 Minuten online, nur mit Beispieldaten