KI mit Kontrolle
Kontierungsvorschläge mit KI – die Entscheidung bleibt in der Kanzlei
Mandaxa schlägt ein Konto vor, nennt die Quelle des Vorschlags und macht Unsicherheiten sichtbar. Gebucht wird erst, wenn eine berechtigte Person zustimmt.
- Rangfolge: Mandantenregel, Kanzleiregel, frühere Entscheidungen, dann KI
- Konfidenz und Hinweise stehen am Vorschlag
- Externe KI (OpenAI) nur im Demozugang mit synthetischen Beispielbelegen
Heute so verfügbar
In einem Demozugang mit synthetischen Beispielbelegen sehen Sie echte KI-Vorschläge von OpenAI – Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuersatz und Sachkonto, mit Konfidenz und Begründung. Übernehmen, korrigieren oder verwerfen entscheidet ein Mensch; nichts wird automatisch gebucht oder exportiert.
Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet. Die Texterkennung läuft auf unserem eigenen Server, Vorschläge aus Regeln und früheren Entscheidungen entstehen ebenfalls dort – beides funktioniert ohne externe KI.
So entsteht ein Vorschlag
Vier Quellen, eine klare Reihenfolge
Mandantenregel
Die speziellste Vorgabe gewinnt. Beispiel: Dieser Mandant führt Hostingkosten auf einem abweichenden Konto.
Kanzleiregel
Ihre Hauskonvention für alle Mandanten, etwa „Software-Abos immer auf dasselbe Konto“.
Frühere Entscheidungen
Bestätigte Kontierungen desselben Mandanten fließen verdichtet ein – normalisierter Lieferant, Konto, Häufigkeit. Ohne Beträge.
KI-Vorschlag
Greift nichts davon, wertet die KI den gekürzten Belegtext aus und schlägt Konto, Beträge und Steuerfall vor – mit Konfidenzwert.
Datenschutz
Was übertragen wird – und was nicht
Externe KI ist in Mandaxa je Kanzlei freizuschalten und abschaltbar. Freigeschaltet ist sie heute nur in Demozugängen: Dort gehen ausschließlich unsere synthetischen Beispielbelege an OpenAI. Selbst hochgeladene Dateien werden auch im Demozugang nur auf unserem Server ausgelesen. Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet.
- Übertragen wird im Demozugang: erkannter, gekürzter Text der synthetischen Beispielbelege, fester Dateiname, Beispiel-Kontenliste
- Nicht übertragen wird: die Datei selbst, Ihre Eingaben und selbst hochgeladene Dateien
- Vor der Übertragung werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN, USt-IdNr., Steuernummern und bezeichnete Namen geschwärzt, soweit sie technisch erkennbar sind
- Der erkannte Text lässt sich jederzeit löschen; ein Tageslimit begrenzt Aufrufe und Kosten
Wo Mandaxa bremst
Nicht jeder Fall eignet sich für einen Vorschlag. Diese Einstufung wird bei jedem Beleg neu abgeleitet.
| Einstufung | Beispiele | Folge |
|---|---|---|
| Nicht abbildbar | Gutschrift, Storno, mehrere Steuersätze, gemeldete Anweisung im Belegtext | Übernahme gesperrt, manuelle Kontierung bleibt möglich, kein Lernsignal |
| Prüfung erforderlich | Reverse Charge, 0 %, § 19, Datenlücken, Anweisungsverdacht | Übernahme nur mit ausdrücklicher Bestätigung |
| Normal | Inlandsrechnung mit einem Steuersatz, Summen stimmig | Vorschlag wird regulär angeboten |
Ehrliche Einordnung
- Konfidenz ist kein Beweis. Ein hoher Wert heißt nur, dass das Modell sicher wirkt. Die fachliche Prüfung ersetzt er nicht.
- Die Schwärzung hat Grenzen. Anschriften und unbezeichnete Namen erkennt sie nicht zuverlässig. Wir behaupten keine vollständige Anonymisierung.
- Lernen heißt Wiedererkennen. Mandaxa lernt aus bestätigten Entscheidungen Ihrer Kanzlei – nicht aus fremden Mandaten, nicht aus Beträgen.
- Kein Training mit den Anfragen. Laut OpenAI werden Daten aus der API ohne gesonderte Zustimmung nicht zum Training verwendet; eine solche Zustimmung haben wir nicht erteilt.
- Keine Null-Speicherung. Unabhängig davon hält OpenAI nach eigenen Angaben Protokolle zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage vor, länger bei gesetzlicher Pflicht. Wir senden Anfragen ohne Ablage im Anbieterkonto; eine „Zero Data Retention“ ist nicht vereinbart.
Häufige Fragen
Bucht die KI selbstständig?
Nein. Ein Vorschlag ändert weder Status noch Konto. Erst wenn eine berechtigte Person ihn annimmt oder korrigiert, entsteht eine Kontierung.
Welcher Anbieter steckt dahinter?
Für den KI-Vorschlag im Demozugang nutzt Mandaxa die API von OpenAI. Die Verarbeitung findet außerhalb der EU statt. Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet.
Kann ich die KI komplett ausschalten?
Ja. Für Kanzleien mit eigenen Daten ist die externe KI nicht freigeschaltet, und sie lässt sich je Kanzlei sperren. Texterkennung, Regeln und manuelle Kontierung funktionieren ohne sie.
Was kostet ein KI-Vorschlag?
Die Kosten hängen vom Umfang des Belegtexts ab und werden je Vorgang erfasst. In unseren Messungen mit synthetischen Belegen lagen sie im Bereich von Bruchteilen eines Cents pro Beleg. Ein Tageslimit begrenzt Menge und Kosten.
Lernt Mandaxa aus Korrekturen?
Ja. Jede bestätigte oder korrigierte Kontierung wird als Lernsignal gespeichert – mit Mandant, normalisiertem Lieferanten und Konto, ohne Beträge. Diese Entscheidungen fließen verdichtet in spätere Vorschläge ein.
KI im eigenen Fall beurteilen
Auf Anfrage richten wir Ihnen einen eigenen Demozugang ein – KI-Vorschläge an synthetischen Beispielbelegen selbst ausprobieren, mit Konfidenz, Quelle und menschlicher Freigabe.